نبذة عن كتاب “تنظيم النمر الورقي”:

لديك أدراج مليئة بالأوراق التي يصعب التعرف عليها، وأكياس مشتريات، و صناديق مليئة بالأوراق مركونة داخل الخزانة، وربما تكون لم تأكل على طاولة الطعام؛ لأنها مليئة بأكوام من الورق. تريد أن تنهي هذه الحلقة المفرغة، ولكن قد تتساءل: من أين تبدأ؟

هل سبق أن تأخرت عن رحلة سفر؛ لأن التذاكر لم تكن حيث تركتها، مما اضطرك لتضييع بضع دقائق أو ربما ساعات للبحث عنها؟ إذا كان هذا هو وضعك، فإن الورق هو الذي يتحكم فيك، بدلاً من أن تكون أنت الذي تتحكم فيه.

قد لا يكون وجود مكتب خال من الورق مهمًّا بالنسبة لكل شخص، ولكن المهم هو الحصول على المعلومات عندما تحتاج إليها، وربما تخشى لو نظفت مكتبك من الأوراق، أن تنسى ما كنت تخطِّط أن تعمله، أو أنك قد لا تجد الأوراق مرة أخرى.

الحل في كتاب “تنظيم النمر الورقي”:

إن المكتب المزدحم بالأوراق ينبئ عن عادة تأخير قرارات؛ لذا سوف يساعدك نظام إدارة الأوراق على اتخاذ قرار بخصوص كيفية التعامل مع أوراقك، فإذا استخدمت هذا النظام، فسوف تتمكن من تحقيق أهداف نظام إدارة الأوراق الفعَّال، وهذه الأهداف هي:

• إتلاف الأوراق غير الضرورية.
• تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية.
• تحديد موقع ثابت للأوراق المهمة.
• إنشاء نظام استرجاع ورقى سهل.

تنظيم الأوراق في حياتك:

تقول باربارا همفيل في كتابها (تنظيم الأوراق في حياتك)، أول ما بدأت عملي كمستشارة تنظيم، كانت تواجهني الأوراق المتراكمة الخاصة بالعملاء، وكنت أعتقد أنه يجب أولاً أن أعمل مع العميل على معالجة الأوراق المتراكمة، ثم بعد ذلك أبدأ في تصميم النظام، ولم يستغرق مني وقتًا طويلاً إدراك أن تنظيم الأوراق يعني تطوير نظام يساعدك على عدم الشعور بالذنب حيال أوراق الأمس؛ لكي تستطيع التركيز على أوراق اليوم.

تنظر في أحد الأيام إلى سطح مكتبك وتقتنع بأن الوضع قد تُرِك يتدهور بصورة كبيرة. تعبت من النظر إلى أكوام الأوراق، ومن تضييع الساعات في البحث عن المعلومات المهمة، ثم تبدأ بأحد الأكوام، ولكن قبل مرور وقت طويل، يصادفك شيء لا ترغب أن تعمله أو لا تستطيع عمله لسبب أو لآخر، ثم تنتقل إلى كوم آخر وتبدأ من جديد، ونفس الشيء يتكرر وقبل أن تشعر، يكون قد مر ساعات، عندها تشعر بإحباط أشد.

وتعتبر الخطوة المهمة هي إتلاف أي ورقة يتضح عدم أهميتها، ويعتبر “فن استخدام سلة المهملات” بدون شك إحدى أهم المهارات التي من الضروري تعلُّمها واستخدامها لإيجاد نظام فعَّال لإدارة أوراق؛ ذلك لأن حياتنا مزحومة بالأوراق؛ مثل: الصحف، المجلات، الفواتير، الخطابات الشخصية.

الكتاب من هنا